一、单证索取
出口单证包括：
1、
报关单：由申报单位提供，企业根据报关单开具发票（出口日期除外）。报关单中，重点关注：出口日期（不是申报日期）、成交方式（FOB价是税务承认的唯一出口退税价）商品代码、第一数量、币制。
一般情况下，由于报关单涉及海关、申报单位费用结算，因此报关单正本取得较晚，如果当月无法取得，那么出口申报只能在“单证不齐”的情况下进行。此时，出口日期不确定，可参照出口货物“入库通知”标明的船期等申报，待正式报关单取得后，再进行“单证收齐”对比修改或确定。
2、
出口发票：发票要点：出口货物代码、金额按报关单逐条顺序填写，数量可以按照实际数量填写。
3、入货通知：申报单位在对出口货物进行申报时，会提交给企业一份货运公司“入货通知”，上面详细列明委托方出口目的地、海关提单号、船期/航次、订单号、送货地址、最晚送货时间等内容，此通知由业务员接受，出口会计应以文件的形式通知业务员每单提交一份，这也是出口备案资料之一。
4、形式发票：公司与外商签订的合同，一般为外文版本，随单提交一份。
5、运费结算发票：可以复制一份，作为出口备案资料之一。
二、出口退税计算
出口发票开具后，当月做账，当月申报。出口收入涉及：汇率、入账金额、退税率、进项税额转出——
1、汇率，如无特殊情况，以当月中国人民银行公布的首日汇率计算。
2、入账金额等：在汇率确定后，先通过免抵退税申报系统，填写“出口货物免抵退申报明细表”，按照申报明细表形成的资料，确定入账金额、进项税额转出额。值得注意的是，入账出口收入金额，要与申报系统产生的数字一致，否则，申报不通过（需要说明、调整）。
3、进项税额转出：出口收入乘以征退税率之差，属于不予免征和抵扣税额，应作进项税额转出处理，借记“营业成本”，贷记“应交税金——增值税——进项税额转出”。
4、汇兑损益调整：
企业收到外币收入，首先应该按照公布的首日汇率记账（同本位币收入汇率），月末，按照当月最后一日汇率调汇，涉及外汇账户产生的人民币差额，计入“财务费用——汇兑损益”。
三、出口申报：
（一）、明细录入
进入出口退税申报系统，选择“基础数据采集”下的“出口货物明细明细申报录入”，点击增加，窗口显示可填写状态（按报关单明细逐条填写）
1、 所属期：自动生成
2、 序号：四位编码，0001开始，最好按顺序填（当然了，通过序号重排可自动排号，不尽人意）
3、 记销售日期：自动
4、 所属标识：自动
5、 进料登记册好：国外来料加工企业填
6、 出口报关单：有则填，报关单号后9位+0+两位编码，一张报关单有N条出口信息，就编到00N.。首条填写好资料后，以后共同资料不必再重复填写，只修改报关单后两位编码及出口数量、离岸价即可）
7、 出口日期：按照系统设定，选择填报关单出口日期，如果不确定，也可填入货通知船期（以后需比对，冲减、修改、补录）
8、 代理证明号：有则填
9、单证不齐标志：指报关单，填B。如果填写了报关单号，则跳过
10、出口商品代码：选择自己的商品代码（初次要从网上下载，导入）
11、出口商品名称：系统根据填写的代码自动生成
12、申报商品代码：同出口商品代码
13、计量单位：自动
14、出口数量：填报关单上第一数量，不一定是发票上的数量（报关单第二数量）
15：原币代码：选择填报关外币代码
16、原币币别：自动
17、原币离岸价：实际
18、原币汇率：建议填当月首日汇率
19、人民币离岸价：自动
20、美元汇率：自动
21、美元离岸价：自动
22、征退税率：自动（根据出口商品代码）
23、退税率：自动
24：征退税率：自动
25、应退税额：自动
26、出口发票号：实际
27、备注：一般单证收齐后，实际与申报时有差别的地方需要修改，作简要说明。主要是日期、代码；另外，如果出口申报有特殊情况，应按照要求填写。
填完检查无误，保存。如果继续填下一条，点击“增加”…
（二）、生成明细申报数据：
出口申报需要移动磁盘，预先在磁盘里建立空文件夹，一个“出口退税＼MX＼”（明细）,一个“出口退税＼HZ＼”（汇总）。明细表录入工作完成后，退出，在“免抵退税申报”下选择“生成明细申报数据”，确定，此时又提醒是否备份，按需要确定，提示要备份的文件存放路径，如果显示无误，确定（有误就修改）系统完成备份工作后，关闭，此时明细表形成。（建议每次都要备份。由于备份的数据占用空间较大，可以定期删除不需要的前几期数据，至少保留上月及本月最后一次信息）
查询明细表情况：
在“免抵退税申报”下选择“打印申报报表”，选中需要查看（或打印）的报表，点击打印预览，就能看到明细表了。系统会根据单证收齐情况，分别汇总“单证齐全并且信息齐全销售额”及“单证不齐并且信息不齐销售额”，记录下出口数量、出口销售额（两种）、销售额乘征退税率之差四个关键数字，在会计做账时，这四个数字就是记账的数字。
（期间如果要继续增加明细录入，需要进入“申报数据处理”下的“撤销申报数据”，否则系统形成报表后，视同本期应上报资料完成，不再接受新的资料录入。撤销数据的话，按照先撤销汇总再撤销明细的顺序）
至此，暂告一个段落，再等会计增值税申报成功后，再接着填以下内容。
（三）、增值税申报表项目录入：
选择“基础数据采集”下的“增值税申报表项目录入”，按提示录入数据。
（四）、免抵退税申报资料情况表
是根据出口退税系统已有的数据，进入后，回车自动生成。可着重看一下发票数量等是否与实际相符，可修改。
（五）、免抵退申报汇总表录入：
申报资料情况表录入完成后，可以进行汇总表的录入
附一、冲减程序：
申报的出口资料，有时在出口时间、出口代码等方面可能出现失误，或因单证到期不齐转为内销，要求在出口申报系统作冲减处理。
进入出口退税申报系统，选择“基础数据采集”下的“生成出口货物冲减明细”，在索引窗口选择要冲减的项目，选中后，点击“冲减出口”，出现提示窗口，如果单证已收齐，在“单证收齐标志”填BH,在“报关单号码”、“核销单号码”内填上正确号码，确定此时，系统自动将冲减内容转到“基础数据采集”下的“出口货物明细申报录入”数据库及“收齐出口单证明细录入”数据库中，退出，进入“基础数据采集”下的“出口货物明细申报录入”。在索引窗口找到索引为“Z000”的一条，这就是冲减的内容。选中该条，点击“修改”，首先将“序号”Z000改成正常顺序号（以Z打头的编码，因为冲减的条目总是以Z000反映），然后在“备注”栏简明填写冲减的原因，然后保存，至此，冲减完成。
补录冲减内容：
如果不是外销转内销的情况，完成冲减后，还需要按冲减业务的正确内容补录，以保证申报金额的不变。为了审核的方便，最好在冲减后，直接选中冲减条目，然后点击“增加”，此时显示冲减的内容，通过回车的方式，依次选择要修改的内容进行修改，包括序号（不带Z头，应和正常申报连续）、出口日期、报关单号（原申报时可能笔数和报关单不符，此时补录按报关单逐条录入，报关单后三位自001起，逐条修改）、出口代码、数量、原币离岸价、备注，然后保存，完成补录。
为什么要求在冲减后接着补录呢？主要是为了利用原正确资料，只修改错误的资料，不至于补录时出现失误，造成前后录入的资料不符。注意：补录时，在哪一条的基础上补录，系统自动参考那一条的基础资料。
附二、收齐单证
如果以前申报出口资料单证收齐（报关单、核销单），需要在出口申报系统中进行“单证收齐”操作。
在“基础数据采集”下选择“收齐出口单证明细录入”，在索引窗口选中要收齐的出口业务，显示修改内容窗口，点击修改，逐项修改序号、收齐标志（填BH），出口报关单编号+序号，核销单编号，检查无误，保存。
收齐的出口资料明细表与未收齐的出口资料明细表系统中分开汇总。（详见生成的明细申报数据），只有单证收齐的出口业务，才作为出口退税基础数据资料。
（六）、生成免抵退税申报汇总表
进入窗口，一直回车即可完成，无须填写。
（七）、打印报表
出口退税申报资料：
1、免抵退税申报资料接单登记回执（封面）
2、出口退税确认证明单
3、免抵退税申报汇总表
4、免抵退税申报汇总表附表
5、免抵退税申报资料情况表
6、免抵退税申报明细表（当其出口、前期出口）
7、报关单、出口发票
8、增值税申报表 （含附表二）
9、上期汇总表
10、有应纳税额需符税票复印件
11、销售明细帐
12、扣费调整说明
13、出口退（免）税审核情况表
（八）、申报
上列申报表除了“报关单”、“出口退免税审核情况表”外，全部要加盖企业公章，于次月出口退税报税期前（通常是次月15日）到税务接受检查、申报。当月15日前递交资料后，一般在两个工作周税务可完成审核工作，连续申报的，如果有退税，次月10日前一般可收到退税款。
（九）、注意事项
为保证出口资料与账务处理的一致性，需注意以下几点：
1、 汇率：以中国人民银行每月首日公布的汇率为记账汇率。
2、 进行外币折合人民币计算，以海关报关单为准逐条计算，避免出现误差。
3、 为保证折算的准确，建议先行录入出口申报数据，再按照出口申报数据进行账务处理。账务处理完成，申报增值税，再按照申报成功的增值税资料，继续录入出口申报数据中的增值税资料。
4、 为防止出口资料出现过期现象，建议进行出口业务登记，按出口时间顺序记录单证不齐业务，随时控制到期申报时间，避免因单证过期造成免抵税损失。
5、 因发票金额与收汇金额不符造成的差额，要及时调整申报出口收入；因按外汇牌价计算的出口收入与实际结汇造成的人民币差额，要随时调整汇兑损益。
四、出口审批处理
出口申报资料通过税务审核无误，针对退税额、免抵税额，次月要做以下会计处理：
借：应收补贴款（或其他应收款） （退税部分）
应交税金——增值税——出口抵减内销收入应纳税额（免抵税额）
贷：应交税金——增值税——出口退税 （出口收入*退税率）
五、出口资料备案
按照税务要求，至少要针对每月申报（收齐单证）免抵退税资料按规定备案以下资料：
1、 报关单
2、 出口货物入货通知
3、 形式发票
4、 出口发票
5、 收汇水单复印件
6、 结汇水单复印件
7、 运费结算发票
出口退税，税务认可FOB价格，因此，以CIF价出口，出口时，需要把保费、运费扣除。如果一张报关单有多笔，那么就按照出口金额分摊扣除。（运保费在报关单上有填列数字）
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