材料采购和原材料的区别

昨天一个学员在微信上问我，说老师你帮我看看，我们公司采购了一批钢材，供应商发票已经寄过来了，但货还在路上没到，我做账的时候到底该用“材料采购”还是“原材料”？我当场在语音里给他吼了一句：你千万不能用原材料，你现在货都没收到，入库单都没有，你记原材料是打算自己给自己编个仓库明细啊？他听完愣了几秒，接着说，老师我们会计主管让我用原材料，还说我小题大做。我一听就知道坏事了，这典型是科目用混了。今天我就专门把材料采购和原材料的区别给你们掰扯清楚，不扯那些课本上的定义，咱们就说业务操作里到底怎么用，什么时候触发哪个科目，凭证怎么做，摘要怎么写，系统里怎么走流程。

首先你得把脑子里那些死知识清空，别去想什么计划成本实际成本那些绕人的东西。咱们就记住一句话：原材料是你已经入库的东西，材料采购是你还在路上或者还没入库的东西。这个区分在实操中特别关键，尤其是月末结账的时候，你要是不分清楚，资产负债表存货那栏的数字可能直接错位。很多人觉得这不是很简单吗，货到了就入库，没到就是在途，但问题在于发票和货物的时间差怎么处理。比方说6月8号你收到供应商的发票，上面写着钢材100吨，金额50万，但货要到6月15号才到。这时候你手里只有一张发票和一张银行付款回单，没有入库单，你怎么办？有些新手直接借原材料贷银行存款，觉得发票都来了东西还能跑了？你这一笔下去，账上原材料多了50万，可仓库那边入库单是空的，月底盘点对不上，审计过来问你怎么回事，你说我东西在路上，审计会反问你那为什么记在原材料？原材料是什么？是已经验收入库的存货，你货都没摸到凭什么记进去？所以这时候你必须用材料采购，或者用一些老会计说的“在途物资”。

这里我要插一句，不同行业的叫法不太一样，制造业通常用材料采购，商贸企业更习惯用在途物资，但本质逻辑一样。我一般教学生的时候告诉他们，你只要看到货没到，不管发票来了没来，一律先走材料采购。等货到了，仓库那边给你入库单了，你再从材料采购转到原材料。这个步骤听起来简单，但实际做起来坑特别多。我当年第一次处理跨月到货的业务时差点把账做错。那是我刚当会计的第二年，公司采购了一批化工原料，发票是11月底来的，货是12月10号才到。我当时就想当然地觉得，反正12月也到了，我11月先借原材料挂着，12月到了再做个备注不就行了。结果年底主管查账的时候发现原材料科目有个50多万的发生额，但仓库入库记录里根本没有对应的入库单，主管当时脸就黑了，跟我说你这不是把账做平了就行的，你是把存货核算体系给搞乱了。后来我花了整整两天时间，把11月的凭证冲红，重新用材料采购过一遍，12月再补入库分录，才把账理清楚。那个月我加班到晚上十一点，就为了改这个错，从那以后我再也不敢提前把未到的货记进原材料了。所以你们一定要注意，入库单没到手之前，原材料这个科目轻易别碰。

好，那咱们现在把业务全流程走一遍，你就知道每个环节该做什么了。假设6月10号（就是今天），你们公司采购了一批不锈钢板，供应商是长期合作的A公司，合同金额80万，增值税10.4万，合计90.4万，付款方式是货到后30天付款，发票随货同行。但实际业务中，发票可能是先寄过来的，也可能是货先到的，还可能票和货同时到。这三种情况处理方式都不一样。先说发票先到货未到：6月10号你收到了A公司的发票和快递单，显示货物已发出，但物流显示还在路上。你在财务软件里做凭证，借材料采购80万，借应交税费—应交增值税（进项税额）10.4万，贷应付账款—A公司90.4万。摘要写什么？我给你一个标准写法：“购入不锈钢板一批，发票已到货未到”。这时候材料采购科目借方就挂着一笔80万。等6月15号货到了，仓库验收入库后会给你一份入库单，上面有数量和金额。你拿着入库单做分录，借原材料80万，贷材料采购80万。摘要写：“不锈钢板入库，冲转采购”。你看，就是这么简单，材料采购只是一个过渡科目，等货入库了它就没余额了。

再说货先到发票未到的情况。这个更常见，很多企业都是货到了，但供应商发票可能要拖到下个月甚至更久才给。那你6月10号货到了，仓库入库单都给你了，但发票没到，你没法做进项税的抵扣，这时候怎么办？有些企业直接借原材料贷应付账款—暂估应付账款，先把原材料金额记上，等发票来了再冲暂估。这个做法是没问题的，但要注意，暂估入库的金额不能包含增值税，因为你的进项税还没认证，不能记入应交税费。所以分录是借原材料80万，贷应付账款—暂估应付账款80万。摘要写：“暂估入库，发票未到”。等7月5号发票到了，你先用红字把之前暂估的分录冲掉，然后再按发票做正式分录：借原材料80万，借应交税费—应交增值税（进项税额）10.4万，贷应付账款—A公司90.4万。注意，冲暂估的时候一定要用红字冲回，不能直接修改原凭证，不然审计会说你凭证不规范。这里特别提醒一下，有些财务软件有专门的暂估入库模块，比如用友T+或者金蝶KIS里，你可以在采购入库单生成凭证时选择“暂估”，系统会自动挂暂估科目，等发票到了再通过采购发票生成凭证冲暂估。如果你用的是SAP或者Oracle那种大系统，流程更复杂一点，但逻辑一样。

当然这个事儿各地税务局执行口径不太一样，我说的是一般情况，你最好打12366确认一下，特别是关于暂估入库的成本结转问题。有些地方税务局要求暂估入库的成本在汇算清缴时如果发票还没到，要做纳税调增，等发票到了再调减。我有个学员去年就因为暂估入库的发票一直没到，汇算清缴时忘了调增，结果被税务局要求补税加滞纳金，搞得特别被动。所以你们月末做暂估入库的时候，一定要在备查簿里登记清楚，什么时候暂估的，发票预计什么时候到，到了之后及时冲回，别让暂估款挂在账上超过一个季度，否则很容易被税务盯上。

还有一种情况是票和货同时到，这就简单了，直接借原材料借进项税贷应付账款，连过渡都不用做。但现实中这种情况反而不多，因为物流和票务通常有延迟。但如果你遇到了，千万别画蛇添足地再去走材料采购，直接入原材料就行。因为材料采购只用在货未到的场景下，货到了就不需要它了。这一点很多新手搞混，觉得为了规范统一走材料采购，结果把简单的分录做复杂了，月底还要多做一笔结转，平白增加工作量。

说到工作量，我不得不提一下财务软件里的科目设置。很多公司的会计科目表里既有材料采购又有原材料，但科目属性不一样。材料采购通常是按供应商或采购订单辅助核算，原材料是按存货类别或仓库辅助核算。你在做凭证时，如果选错了科目，后面的辅助账就会乱套。比如你采购钢材时选了原材料，但辅助核算挂的是供应商A，而原材料的辅助核算默认是按仓库和存货名称的，这样系统里就会生成一个以供应商为维度的原材料明细，跟仓库的库存台账对不上，月底对账的时候你哭都来不及。所以你们在建科目的时候，一定要跟软件实施顾问确认清楚，材料采购的辅助核算维度是什么，原材料的又是什么，别自己瞎设。我之前见过一个客户，他们把材料采购和原材料的辅助核算全设成了供应商，结果原材料明细账里全是供应商名字，仓库那边看到的却是存货名字，两边永远对不上，最后只能手工做调节表，累得半死。

还有一个特别容易踩的坑是材料价格的差异处理。如果你用的是计划成本法，材料采购和原材料之间的差异要通过“材料成本差异”科目来过渡。但大部分中小企业用的是实际成本法，材料采购和原材料之间的金额直接相等，不存在差异。可有些会计在实务中会混淆，比如采购材料时实际价格是85万，但发票上写的是80万（因为折扣或者误差），他们直接按发票金额入材料采购，货到了也按这个金额入原材料，结果采购成本和实际支付对不上。正确做法是，材料采购应该按实际支付的金额入账，也就是你付了85万就记85万，即使发票开了80万，差额5万要作为采购费用或者折扣处理，不能直接吞掉。当然这个又涉及税务口径了，发票金额和实际支付不一致可能涉及到发票开具是否正确，如果是因为质量扣款或者商业折扣，需要让对方开红字发票或者重新开票，否则你的进项税抵扣也会有问题。所以遇到价格差异的时候，不要自己闷头做账，先去跟采购部核实是不是有退货或者折让，再跟供应商确认发票是否需要重开。这一步搞不清楚，后面整个采购链路的账都会乱。

我最近在带一个学员做企业内训，他们公司用的是金蝶云星空系统，采购流程里有一个“采购入库单”和“采购发票”核销的环节。在系统里，如果货先到，系统会自动生成一张暂估入库单，领用后自动结转成本，等发票到了，系统会生成红字回冲单，把暂估成本冲掉，再按发票金额生成蓝字回冲单。这个流程非常自动化，但前提是你在系统里把材料采购和原材料的科目映射配对了。如果你的科目表里材料采购的科目编码是1401，原材料是1403，系统在生成凭证时会自动选择对应的科目。但如果你把科目映射配错了，比如把材料采购映射到了原材料科目上，那系统生成的凭证就会直接把未到货的金额记到原材料上，跟手工犯错一样。所以你们在用系统的时候，一定要先测试一下采购全流程的凭证生成逻辑，看看每一步系统生成的是什么科目，否则系统自动化的错误比手工更难发现，因为你会以为系统都是对的。

一定要记住：材料采购是“在路上”的存货，原材料是“在仓库”的存货。入账的触发时点是入库单，不是发票。发票是应付账款的依据，不是存货入账的依据。你在凭证摘要里一定要写清楚“发票已到货未到”或“货已到发票未到”，这样以后翻账本的时候能一眼看出业务状态。还有，月末结账前，检查一下材料采购科目有没有余额，如果没有入库单对应的余额，说明有货还在路上，这部分金额要作为“在途物资”列示在资产负债表的存货项目中，不能漏掉。

咱们再深入一点，讲一下材料采购科目在月末有余额的情况下怎么处理。比如6月30号结账，你有一笔采购，发票来了但货还没到，材料采购借方挂了80万。那么你这80万要不要结转到原材料？当然不，因为货没到。那这80万在资产负债表上放哪儿？放存货，因为材料采购的借方余额本身就属于存货的一部分。你在填资产负债表的时候，存货项目的金额应该等于原材料余额加上材料采购余额加上库存商品余额等等。很多财务软件会自动取数，但如果你用的是手工报表或者Excel模板，一定要注意把材料采购的余额加进去。我见过不少小企业会计，做报表的时候只记得加原材料和库存商品，把材料采购给忘了，结果存货少记了几十万，资产负债表不平。你说冤不冤？

另外，材料采购在现金流量表里怎么体现？你付款的时候，借材料采购贷银行存款，这笔支出是“购买商品、接受劳务支付的现金”的一部分，跟原材料采购是一样的。所以材料采购科目本身不影响现金流量表的大类划分，只影响存货的明细核算。但有一个细节，如果你用材料采购核算的预付款，那性质就不一样了。比如你预付给供应商50万定金，货还没发，你的分录是借预付账款贷银行存款，这时候不涉及材料采购。等供应商发货后，发票和货到了，你再用材料采购过一遍。所以材料采购不能代替预付账款，这两者是不同的业务阶段：预付是交易发生前，材料采购是交易发生后但货未到时。有些公司为了省事，把预付款直接记在材料采购借方，这会导致账上材料采购余额虚高，而且跟实际的货物流对不上。我建议你们严格区分，预付款就是预付款，材料采购就是材料采购，千万别混在一起。

再说一下出口贸易企业的特殊处理。如果你是做外贸的公司，采购原材料用于出口，那材料采购科目里还要考虑关税和消费税。比如你进口一批不锈钢，完税价格100万，关税10万，增值税14.3万（假设税率13%），消费税0。那么你的材料采购金额应该是110万（关税算入采购成本），增值税可以抵扣。分录是借材料采购110万，借应交税费—应交增值税（进项税额）14.3万，贷应付账款或银行存款124.3万。等货到了入库，借原材料110万，贷材料采购110万。如果你把关税漏记了，材料采购记少了，那原材料成本就偏低，可能导致你出口退税的时候成本基数不对，少退税款。当然这个地区之间的执行口径也有差异，有的地方要求关税单独核算，不通过材料采购，具体情况你还是要咨询当地税务局或出口退税专管员。

最后回到学员的那个问题。我给他做了个总结，我说你现在就去看两个东西：第一个是仓库的入库单，有没有入库日期；第二个是供应商的物流单，有没有签收记录。如果两个都没有，说明货还没到，你用材料采购；如果只有入库单没有发票，那就暂估入原材料，等发票到了再冲；如果两个都有，直接进原材料。他说老师我懂了，但是还有一个问题：我们公司用的是实际成本法，材料采购科目在科目表里是计划成本法用的，是不是我该用在途物资？我说你这个问题问到点子上了。在《企业会计准则》里，材料采购是计划成本法专用的科目，实际成本法用的是“在途物资”。但很多企业并没有严格区分，特别是中小企业，实际成本法下也用材料采购，因为系统里默认的科目就这一个，而且用起来也没出过毛病。不过如果你在备案会计政策时写的是实际成本法，那审计的时候可能会要求你把材料采购改成在途物资，否则会计政策和核算科目不一致。我建议你翻一下你们公司的会计政策备案表，如果写的是实际成本法，就在系统里把科目名称改成在途物资，或者在辅助核算里备注清楚，避免以后审计挑刺。

写了这么多，其实核心就一句话：货到了就是原材料，货没到就是材料采购或物资采购，不要看发票，不要看付款，就看入库单。你只要抓住这个本质，所有的采购业务都不会把科目用错。当然，要是遇到那种特别复杂的业务，比如分批到货、部分退货、质量问题拒收等等，那就需要具体问题具体分析了，但大原则不变。最近整理了一份全电发票红冲操作流程截图，谁要就私我，虽然跟材料采购没关系，但做采购业务的会计肯定也会用到发票红冲，顺手领走就行。