酒店行业费用报销流程

费用发生与票据整理 酒店员工因工作需要发生费用支出后，应及时收集并妥善保管相关的原始票据，如发票、收据、车票、住宿清单等。确保票据真实、合法、有效，且与费用支出的内容相符。 员工需将票据按类别（如差旅费、业务招待费、办公用品费等）进行分类整理，并在票据上注明费用发生的日期、事由、金额等关键信息。如果有需要，还应附上相关的说明文件或审批表，如出差审批单、业务招待申请单等。 填写报销单 员工根据整理好的票据，填写费用报销单。报销单上应详细填写报销日期、报销人姓名、部门、费用类别、具体用途、报销金额等信息。 在报销单的 “附件张数” 栏注明所附票据的数量。同时，员工需在报销单上签字确认，表明所填写的信息真实、准确，并承诺遵守酒店的财务制度。 部门负责人审核 员工将填写好的报销单及相关票据提交给所在部门的负责人。部门负责人应认真审核报销事项的真实性、合理性和必要性，确认该费用是否与本部门的工作业务相关，是否符合酒店的预算和费用控制标准。 部门负责人审核通过后，在报销单上签署审核意见和姓名，然后将报销单流转至财务部门。 财务审核 财务部门收到报销单后，首先对票据的合法性、合规性进行审核。检查发票是否符合税务规定，票据的内容是否完整、准确，有无涂改、伪造等情况。 财务人员会核对报销金额是否与票据金额一致，计算是否正确。同时，根据酒店的财务制度和相关规定，审核费用的报销标准是否符合要求，如差旅费的住宿标准、交通补贴标准等。 对于不符合财务规定或存在疑问的报销事项，财务人员会及时与报销人或相关部门进行沟通，要求补充说明或提供相关证明材料。审核通过后，财务人员在报销单上签署审核意见和姓名。 总经理审批 经过财务审核后的报销单，通常需要提交给酒店总经理进行审批。总经理会从整体经营和费用控制的角度出发，对大额费用或重要事项的报销进行最终审核。 总经理审批通过后，在报销单上签署审批意见和姓名。对于一些金额较小、日常性的费用报销，酒店可能会授权给其他相关领导进行审批，具体授权范围和流程根据酒店的内部规定执行。 报销付款 报销单经过各级审批后，财务部门根据审批结果进行报销付款。如果报销金额在酒店规定的现金支付范围内，财务人员可以用现金支付给报销人，并要求报销人在现金报销单上签字确认。 对于金额较大或不符合现金支付条件的报销款项，财务部门会通过银行转账的方式将款项支付到报销人的银行账户。财务人员在付款后，会在报销单上加盖 “已付款” 印章，并登记相关的财务账目。 归档保存 财务部门将已完成报销付款的报销单及相关票据进行整理归档，按照会计档案管理的要求进行保存。这些档案将作为酒店财务核算和审计的重要依据，保存期限一般按照国家相关法规和酒店的内部规定执行。