票据的出票人签发的支票金额超过其付款人实有的存款金额的,

昨天一个学员在微信上急急忙忙找我，说客户给了张支票，他去银行存的时候被退回来了，理由是“余额不足”。他说老师这该怎么办啊？我看了下他发来的退票理由书，上面白纸黑字写着“存款不足”。我当场教了他三步走，他弄完之后说原来这么简单，早知道就不慌了。今天我就把这个空头支票的处理流程给大家掰开揉碎讲一遍。你听好了，特别是刚做出纳的，这活儿早晚得碰上。

首先，你得搞清楚什么叫空头支票。别看法律条文说得绕口——“票据的出票人签发的支票金额超过其付款人实有的存款金额的”——说白了就是开票人账户里的钱不够付这张支票。咱们会计入账的时候最容易犯的错，就是收到支票当天直接借银行存款贷应收账款。结果银行一退票，账上那笔银行存款是虚的，整得月末余额对不上。所以第一件事，退票之后别急着骂客户，先把账上的错给纠正了。怎么纠正？听好了：在财务软件里找到原来那张收票凭证，点红字冲销，千万别点蓝字反方向。我第一次处理的时候傻乎乎地做了一张相反的蓝字凭证，结果银行存款科目借和贷都多了一笔，对账对得我头皮发麻。后来主管说，红字冲销才是正道。你记住，红字冲销会生成一张负数的凭证，系统自动把原来的数字减掉，科目方向不变。而蓝字反方向是把借贷换位置，会造成重复。有些软件比如用友T3，你进入凭证查询窗口后，选中那张凭证，然后点击“冲销”按钮，选择“红字冲销”，系统会生成一张金额为负数、摘要带“冲销原凭证”字样的新凭证。金蝶KIS的操作类似，在凭证管理中点“红字冲销”就行。但要注意，如果你用的是云会计系统比如金蝶精斗云，它可能在凭证列表里有一个“红字”图标，点一下就能生成。保存之后，原来的应收账款科目就会变回未收回状态。这时候再在备查手册上记录一笔：X年X月X日，收到XX公司支票一张，金额XX，因余额不足退票，处理状态为“正在催收”。

接下来是第二步，跟客户要钱。这一步很多人只知道打电话催，但空头支票不是普通的欠款，它是有法律约束力的。根据《票据法》，持票人可以要求出票人支付票面金额以及延迟付款的利息和追索费用。而且人行会对出票人处以罚款：票面金额5%但不低于1000元。如果你不正式通知对方，对方可能觉得这事无关痛痒。正确的做法是：先打电话客气地问，是不是临时周转问题，什么时候能补上。如果对方说下午就存，那你就等几小时，等钱到账再重新托收。如果对方含糊其辞，你得发正式的书面催款函，最好用挂号信或有记录的方式，留下证据。网上有模板，你照着改一下就行。里面要写明支票号码、金额、退票日期，以及要求其在多少日内补足，否则将向人民银行投诉并追究法律责任。注意语气要严肃但不失礼貌，毕竟生意还得做。有些企业不拿空头当回事，觉得补上就行了，实际上连续两次空头会被银行列入黑名单，甚至冻结账户开票功能。所以你要让对方知道严重性。另外，催款函发出后，最好再打个电话确认对方收到。如果对方说没钱，那就只能走法律途径了。但别急着起诉，可以先发律师函，成本低效率高。不过，你得提醒老板：空头支票的票据权利时效是出票日起6个月，超过这个期限你就丧失了对出票人的追索权，只能按普通债权走，麻烦多了。

第三步是重新收钱。对方把钱存进账户后，你拿着原支票再去银行进账。如果原支票已经超过有效期（10天），或者对方重新开一张新支票，那就按新支票处理。这里有个坑：如果对方给了你一张新的支票，你这边的账务要做两笔：一笔是冲销原来的应收账款（或者继续用原来的备查），另一笔是重新确认收到新支票。我建议不要直接修改原凭证，而是新做一笔收款凭证，同时备注原退票情况，方便以后查。另外，如果对方迟迟不给钱，你就要考虑法律手段了。但一般企业之间为了长期合作，不会轻易撕破脸。你可以给一个期限，比如7天，逾期就走法律程序。不过话说回来，空头支票的民事诉讼时效是6个月（票据权利），从出票日起算，别错过了。还有一点要留意：重新进账时，有些银行会要求你出具退票理由书和原支票正本，你把这些文件放在一起，别弄丢了。排队的时候别着急，我见过有人把退票理由书当废纸扔了，后面补办很麻烦。

我刚开始做会计那会儿，遇到一次跨月的空头支票，差点把账做错。那次是月末最后一天收到支票，我直接记了银行存款增加，结果次月银行退票，我赶紧做红字冲销，但那个月的报表已经报了，导致次月银行存款期初数不对，审计问了我半天。从那以后我学乖了：凡是收到的支票，在没有实际到账之前，一律不入银行存款，而是先挂“其他货币资金——支票”或者直接放到“应收票据”里，等银行回单到了再转银行存款。虽然麻烦点，但绝对不出错。尤其现在2026年，很多企业都用电子银行承兑汇票，但支票还是有市场，特别是小型私企。所以这个习惯你得养成。如果你用财务软件里的“应收票据”模块，收到支票时可以做应收票据增加，等到银行进账成功后，再通过“应收票据转银行存款”的功能生成凭证。这样即使退票，你只需做红字冲销应收票据即可，不会影响银行存款科目。还有一个小技巧：在支票备查簿里，把退票信息用红笔记录，方便月末对账时一眼看出异常。

另外说一下，如果你自己不小心开了空头支票怎么办？别慌，还有补救机会。大多数银行在下班前（一般是下午4点半之前）允许你存入足额资金，只要钱到账，系统不会自动退票。但是跨行转账可能有延迟，所以最好开票前确认余额。如果已经退票了，赶紧跟持票人沟通，请求对方不要向人行举报。因为一旦被举报，你的企业会被罚款并记录在案，影响后续贷款和开票。有些银行对首次空头以教育为主，罚款可以协商减免，但人行的记录消不掉。所以牢记：签发支票前，一定要看账户可用余额，不要看那种理财产品的余额，要真金白银的活期存款。为了防范自己开空头，建议出纳在付款审批时增加一道环节：查看银行账户余额截图。现在网银都有余额提醒功能，你可以设置低于某个金额就发短信。另外，如果你用的是企业网银的高级版，有些系统可以自动校验支票金额是否超余额，超了直接禁止签发。不过这个功能不是每家银行都有，你可以问问你的客户经理。我有个朋友的公司，因为财务人员疏忽，连续开了三张空头支票，结果被银行冻结了支票业务半年，差点影响采购付款。所以说，预防大于补救。

说到空头支票的罚款，到底由谁承担？法律规定是出票人（即开票企业）承担，但实际业务中，很多时候持票人会通过提高价格或要求现金付款来转嫁风险。我们作为会计，要帮老板算清楚这笔账：空头支票的成本除了罚款，还有信用损失和机会成本。所以建议在合同里约定，如果对方使用支票付款出现空头，所有损失由对方承担，包括银行罚款、追索费用以及咱们的误工费。这个话术模板我也有，回头可以分享。另外，如果对方是长期合作的供应商，你可能还需要协调关系。比如我有个客户空头了，但我没有立刻发律师函，而是先给了对方三天宽限期，并且告诉他下次再这样就到人行投诉。对方感激涕零，后来把账结清了，还给我们介绍了新生意。所以有时候人情也得讲，但原则不能放弃。

再往深了说，空头支票的处理还涉及到税务问题。比如对方开具的红字发票？这里提醒一下：空头支票本身不直接触发开票，但如果你之前因为收到支票而确认了收入并开具了发票，那么退票后你需要做红字冲销收入吗？不需要，因为收入确认一般以货物交付或服务完成为条件，支票只是结算手段。退票只意味着你还没有收到钱，但业务已经发生，所以增值税纳税义务已经产生，发票不需要冲红。你只需要调整应收账款和银行存款的账务即可。当然，如果你在收到支票时借银行存款贷主营业务收入并计提了销项税，那就错了，因为实际未到账。所以正确的做法是：借应收账款贷主营业务收入贷应交税费，收到支票时只做备查，等银行到账后再借银行存款贷应收账款。如果先做了银行收款，退票后就要用红字冲销银行存款和应收账款，同时主营业务收入和税金不变。这个细节很多新人搞错，你留个心。

还有一个实务要点：空头支票的退票理由书是重要原始凭证，必须附在记账凭证后面。如果你做红字冲销凭证，退票理由书应该作为附件，同时复印一份留底。有些会计把退票理由书随便一放，等审计来查时找不到了，很被动。最好的做法是：在财务软件里录入凭证时，在附件栏写上“退票理由书+原支票复印件”，然后把原件单独装订成册。如果银行要求你签字确认退票，记得保留签字图片。这些细节在纠纷时能派上大用场。

最近很多企业开始使用电子支票，流程有点不同。电子支票退票一般通过网银系统通知你，你直接在电子票据模块里点击“退票”确认，然后系统自动生成红字凭证。但它的账务处理和纸质支票一样，只是附件变成电子回单。所以上面讲的方法同样适用，只不过你的“红字冲销”操作可能是在财务软件的接口里自动触发的。比如你用金蝶云星空对接了银行，退票后银行系统会推送一个“退票通知单”，你点一下确认，系统就自动生成冲销凭证。但还是要人工复核，因为万一推送错了呢？我就是因为太相信系统，有一次电子支票退票通知书我没仔细看，系统自动冲销了原凭证，结果发现冲错了另一笔，手忙脚乱地调回来。所以，不管系统多智能，人工检查不能省。

这里特别提醒一下：各地银行对空头支票的处罚标准和时间节点不太一样。比如有的银行对同一账户首次空头只警告不罚款，但第二次就严办。有的银行规定如果当天补足并支付了退票手续费，可以免于人行处罚。甚至有些地方支持电子退票，你直接在网上银行就能处理。所以我说的方法是一般情况下通用的操作，但具体到你开户行的政策，你最好打12363支付结算热线或者直接找你的客户经理确认一下，别光听别人说。另外，人民银行对空头支票的行政处罚有一套标准流程，包括下发《行政处罚意见告知书》和《行政处罚决定书》，如果你收到这样的文书，要在规定期限内提出陈述和申辩。千万别不理，否则罚款金额会增加。但如果是第一次且金额不大，诚恳沟通有时可以免罚。

好了，内容讲了这么多，核心就是三个字：快、准、狠。快就是发现退票马上处理账务；准就是冲销凭证一定要用红字，不能用错；狠就是追债时别手软，该用法律用法律。记不住的话，你把这篇文章收藏起来，下次遇到了照着做就行。最后，最近我整理了一份空头支票处理全流程操作文档，包含红字冲销的软件截图、催款函模板、银行沟通话术，谁要就私我。