单位员工出差,在携程平台购买

昨天一个学员问我，她说她们单位员工在携程平台买了几张机票，携程开了一张增值税电子普通发票，发票项目写的是*经纪代理服务*，她就直接入账抵扣进项了，结果税务局系统弹出预警，让她做进项转出，她整个人都懵了，跑来问我到底错在哪里。我一看就明白了，这个问题太典型了，十个财务里至少有八个在这儿栽过跟头，只是有的被查到了有的还没被查到而已。很多财务人员拿到携程的发票就当成普通差旅费发票处理，觉得只要是增值税发票就能抵扣，完全不看发票项目写的是什么，这个事儿要是被税务局盯上了，不仅不能抵扣，还得补税加滞纳金，情节严重的还要罚款，所以我今天就把这个事儿从头到尾给你捋一遍。

携程这个平台啊，它本质上是一个代理服务机构，你员工在它上面买机票，它帮你订票、出票、退改签，它扮演的是代理人的角色，所以它给你开的发票，正常情况下是*经纪代理服务*，适用6%的税率。而你员工出差坐飞机，真正提供运输服务的是航空公司，航空公司开出来的行程单或者发票是*运输服务*，适用9%的税率，而且可以抵扣进项。这两个税目完全不一样，你拿着*经纪代理服务*的发票去抵扣进项，跟税务局说这是差旅费，那税务局肯定不认啊，因为它根本不是运输服务，你一个做软件的公司或者做贸易的公司，拿一张经纪代理服务的发票进来抵扣，跟你的主营业务完全不搭边，金税系统一比对就识别出来了。我第一次处理这个事儿的时候也不懂，那次我们公司员工去上海出差，在携程买了三张机票，拿回来三张增值税电子普通发票，我看都没看项目就直接认证抵扣了，后来主管检查时发现了，问我这是*经纪代理服务*，你怎么能抵扣差旅费的进项，我当时都懵了，赶紧去查政策，才发现这个区别，幸好主管发现得早，赶在申报期内做了进项转出，不然后果真的严重，从那以后我每次看到携程发票第一反应就是先看发票项目，这个习惯保了我好几次。

那正确的操作到底是什么，我一步步给你讲清楚。员工在携程买机票，你作为财务，要分几种情况来处理。第一种情况，如果携程给你开具的是*运输服务*的发票，那这个是可以抵扣进项的，但是你要看携程有没有这个资质，大部分情况下携程作为代理平台，它开不出来运输服务的发票，除非它是携程自营的机票业务，也就是说携程自己买了机票再卖给你，这种情况下携程可以开运输服务发票，但实际操作中这种情况很少，绝大多数携程开的都是经纪代理服务。第二种情况，你拿到的携程发票是*经纪代理服务*，这个不能作为差旅费抵扣进项，那怎么办，有两个办法。第一个办法，让员工在购票的时候直接勾选需要行程单，就是那种航空运输电子客票行程单，那个是可以作为抵扣凭证的，国内航空运输电子客票行程单上注明的票价和燃油附加费可以计算抵扣进项，不过要注意，行程单必须是航空公司出具的原件，复印的不行。第二个办法，如果员工已经拿了携程的经纪代理服务发票回来，那你就只能按不含可抵扣进项的方式入账，也就是说价税合计全部计入差旅费，不能分离进项税。

具体在携程平台上怎么操作呢，我再说细一点。员工在携程APP或者网站上订机票的时候，在支付页面或者订单详情页，会有一个开具发票的选项，点进去之后，可以选择增值税电子普通发票或者纸质发票，如果你需要抵扣进项，最好选择让携程开具*运输服务*发票，但携程系统里这个选项不是默认的，需要手动选择，而且有时候携程的客服会告诉你他们不能开运输服务发票，只能开经纪代理服务，这时候你就让员工在订单备注里写明需要航空运输电子客票行程单，携程会在出票后把行程单寄给员工。如果员工已经出差回来了，手里只有携程开的经纪代理服务发票，那你作为财务，在审核报销的时候就要注意了，这张发票只能作为费用凭证，不能用于抵扣，你入账的时候直接借管理费用差旅费，贷银行存款，价税合计全部进费用。如果你拿到的是行程单，那就可以计算抵扣，借管理费用差旅费，借应交税费应交增值税进项税额，贷银行存款，抵扣的金额是行程单上的票价加燃油附加费除以1加9%再乘以9%，这个公式你记住了，别算错了。

另外还有一种情况，就是员工在携程上订的不是机票，是酒店，那又不一样了。携程订酒店，如果发票是携程代开的，项目写的是*经纪代理服务*，那同样不能抵扣进项，如果发票是酒店直接开给员工的，项目写的是*住宿服务*，那就可以抵扣。怎么区分呢，你看发票上的销售方是谁，如果是携程信息技术有限公司或者携程某某分公司，那就是携程开的，如果是酒店的名称，那就是酒店开的。火车票也是一样的道理，携程上订火车票，携程通常不给发票，给的是铁路电子客票行程单，那个按铁路运输服务处理，可以抵扣。所以你作为财务，最好在公司的报销制度里把这些规则写清楚，员工按照制度操作，你审核的时候再仔细一点，基本就不会出问题了。

说到报销制度，我顺便给你提个建议。很多公司的差旅费报销制度里根本就没提发票项目这个事，只写了要提供发票，员工就拿回来各种发票，财务审核的时候又忙，一看金额对得上就过了，风险就这么埋下了。你应该在制度里明确规定，员工通过携程等平台购买机票和酒店，必须选择开具*运输服务*或*住宿服务*发票，如果携程无法开具，则必须索取行程单或酒店直接开具的发票，如果只能拿到经纪代理服务发票，那报销时需注明不可抵扣，并全部计入费用。制度定清楚，员工才有章可循，财务审核也有依据。

如果你现在已经把携程的经纪代理服务发票认证抵扣了，那怎么办，赶紧做进项转出。在全电发票系统里，操作也很简单，你登录电子税务局，找到全电发票模块，点开红字发票申请，选择原因就是进项转出，然后系统会自动生成一张红字发票，你确认提交就行了。如果你用的是原来的增值税发票综合服务平台，那就在平台里点进项转出申请，填清楚原因和金额。注意了，进项转出之后，你的当期应缴增值税会增加，但总比你被税务局查到补税加滞纳金要好得多。

这里有个很重要的东西我得提醒你，就是现在全电发票已经全面推开了，所有的发票数据都是实时上传到税务局的系统里，你申报的每一笔进项，系统都会自动比对发票项目和你的企业行业以及费用科目，一旦出现不匹配，系统就会弹出预警。比如你一个科技公司，申报了一张*经纪代理服务*的进项，系统看你科目挂的是差旅费，它就会自动判断这张发票用途不合规，然后要求你做说明，你说不清楚就得转出，严重的还要罚款。所以千万不要心存侥幸，觉得偶尔一次不会被发现。

当然这个事儿各地税务局执行口径不太一样，我说的是一般情况，你最好打12366确认一下。比如有些地方的税务局对携程这类平台开的发票性质认定比较灵活，认为携程如果同时提供了代理服务和一定的运输安排服务，可以按混合销售处理，允许开具*运输服务*发票，但这种情况需要携程本身有运输资质，而且要在合同里明确约定了运输服务的具体内容。还有就是，有些地方的税务局对经纪代理服务发票用于差旅费的情况，如果你能提供足够的证明材料，比如机票行程单、付款记录、出差申请单等，证明你确实发生了差旅行为，只是发票项目开错了，也可能不被认定为违规，但这个过程很麻烦，需要跟税务局沟通，还得写说明材料，所以最好还是在源头上就避免这个问题。

我再给你讲一个我踩过的坑，这个坑特别深。有一次我们公司员工去深圳出差，在携程上订了酒店，携程开了一张增值税电子普通发票，项目写的*旅游服务*，我当时没注意，以为是住宿服务，就入账抵扣了，后来税务局检查时才发现，旅游服务的发票是不能用于差旅费抵扣的，因为旅游服务属于个人消费性质的，不得抵扣进项，我当时那个后悔啊，只能老老实实做了进项转出，还被罚了滞纳金。从那以后我学乖了，每次看到携程的发票，不仅看项目，还要看税率，经纪代理服务是6%，运输服务是9%，住宿服务是6%但针对的是住宿行业，旅游服务也是6%但性质完全不同，你得学会分辨。

还有一点，如果你公司用的是携程商旅这种企业版的服务，那操作上会稍微简单一点。携程商旅会自动生成企业账单，发票可以统一开具，而且携程商旅支持开具多种类型的发票，你可以在后台设置默认发票类型，比如设置为*运输服务*或者*住宿服务*，然后员工的订单会自动按照这个设置开票。但是，你得确认携程商旅的资质，有些分公司或者特定情况下，它还是只能开经纪代理服务，所以你一定要在合作前跟携程商旅的客户经理确认清楚，最好拿到书面的说明，不然以后出了问题你找谁说理去。

最后再说一个事儿，就是如果你公司规模比较大，员工出差频繁，我建议你安排一个专门的人来负责审核差旅费发票，这个人要经过培训，知道怎么看发票项目，怎么辨别能不能抵扣，怎么处理各种特殊情况。你还可以定期组织财务人员学习最新的税务政策，因为政策经常变，你不学习就跟不上。比如最近两年全电发票推行之后，很多操作流程都变了，以前是纸质发票需要认证，现在是全电发票自动归集，你要及时调整工作流程。

好了，我能想到的就这些了。携程平台买差旅这个事儿，看着简单，实际上坑很多，你只要记住一点，拿到发票先看项目，然后再决定怎么处理，基本就不会出大问题。如果你已经在处理过程中遇到了具体的麻烦，比如已经认证了经纪代理服务发票不知道怎么转出，或者跟税务局沟通遇到了困难，随时可以问我。最近整理了一份全电发票红冲操作流程截图，谁要就私我。