采购部管理制度
一、目的
为加强采购计划管理,规范采购工作,保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应,降低采购成本,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、原材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购(以下统称为采购物品)。
三、采购原则
1、询价比价原则
物品采购必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外。
2、低价原则
采购人员随时搜集市场价格信息,建立供应商信息档案库,了解市场最新动态及最低价格,实现最优化采购。
3、廉洁原则
(1)采购人员在职期间不得利用公司赋予的权利和工作之便损害公司形象与利益,不得有虚开、多开公司增值税发票的行为。廉洁自律,不收礼,不受贿,不接受宴请。严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督;
(2)若员工违反任一条,经公司查证属实的,公司有权即时与员工解除劳动合同,并要求员工赔偿由此给公司造成的全部损失。情节严重者,公司有权交由公安机关处理,追究员工的刑事责任。
四、采购流程
1、申请
物品(物资)需求部门根据实际需要,填写采购申请单,采购申请单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等,若涉及技术指标的,须注明相关参数、指标要求。
2、审核
由采购部会同仓库审核,主要审核:是否有必要,是否有库存、是否可调拨、是否有替代品。审核环节如对采购申请提出议异者,应于1个工作日内将意见反馈给采购申请部门。
3、报批
按采购申请流程报总经理批准后交采购部门。
4、询价比价议价
(1)每一种物品(物资)原则上需三家以上的供应商进行报价;
(2)采购员接到报价单后,需进行比价、议价,按低价原则进行采购;
(3)所有采购项目必须向生产厂家或供应商直接询价,原则上尽量不通过其代理或各种中介机构询价。
5、定价和定供应商
(1)采购员询价比价议价后,采购上报报价单及个人建议意见交总经理审核;
(2)原则上确定的供应商不得随意更换,若更换原材料供应商需技术部、品质部共同验证确认后,报总经理审核确认,方可采购。
6、样品提供和确认
(1)若须进行样品提供和确认的,须确定送样周期,由采购人员负责追踪,收到样品后,须第一时间送交需求部门进行确认;
(2)对于需要保存样品的,须作封样处理,以便日后作收货比较。
7、供应商选择
(1)具有合法经营主体者;
(2)品质、交货期、价格、服务等条件良好者;
(3)信誉良好者;
(4)客户认可的供应商。
采购人员须建立供应商信息台帐。
8、合同签定
(1)供应商经送样审查合格后,由采购部门与选定的供应商签订合同;
(2)交易发生争执时,依据合同的核定条款进行处理。
9、进度跟催
(1)为确保准时交货,采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催,以确保物品(物资)能适时供应;
(2)若采购物品(物资)无法在预定时间内交货的,采购人员须提前通知需求部门,寻求解决办法,并须重新和供应商确定新的交货期,并知会需求部门。
10、签收货物,验收入库
(1)采购物品(物资)到公司后,属经营性固定资产、原材料、配件等物品(物资)、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收,办公用品等常用物品经仓库验收合格后,开具《入库单》,按流程办理入库手续。如验收不合格的,由验收部门通知采购部门办理换(退)货手续;
(2)入库单必须由专人妥善保管,以备后查。
11、对账付款
采购物品(物资)办理入库后,由采购员凭《入库单》按合同或约定的付款方式办理付款手续。
五、考核
凡违反本制度的人员,依照公司相关管理制度进行处罚。
六、本制度由总经理批准后发布执行,解释权归办公室。
采购部管理职责
一、采购管理
1、建立建全采购管理运行体系及核心业务流程;
2、根据销售订单和生产计划,编制采购订单及资金支付滚动计划,并组织实施;
3、负责采购合同的签订与实施,跟踪采购物资的到货进度;
4、收集物料市场价格行情,控制采购成本;
5、负责组织处理供应商违约的索赔、交期异常或质量异常;
6、负责采购货款的账务核对与支付申请;
7、负责组织新产品物料试用和新产品开发物料采购。
二、供应商管理
1、负责开发新供应商,并组织供应商考察;
2、负责组织对供应商开展质量审核、评价、监督等活动;
3、建立和维护供应商档案和物料价格数据库。
三、仓储管理
1、负责物料到货报检及入库管理;
2、负责协助仓库物料、账务等日常管理;
3、协助仓库对呆滞料与废料进行预防和处理。
四、其他
1、负责部门文件的搜集、整理及归档工作;
2、负责部门团队建设、人员培养;
3、公司安排的其他相关工作。
2025-11-26