第1章 总则 第1条 目的为了规范采购申请审批过程,确保采购物资符合公司需求和相关规范,并为采购过程中各项申请和审批工作提供指引,特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于公司采购申请审批的管理工作。 第2章物资请购与审核 第3条 各部门应根据日常经营活动需要编制“采购申请单”,提出采购申请并交采购部。第4条 “采购申请单”要说明请购物资的品名、数量、需求日期、预算金额等内容。第5条 采购部应对各部门提交的“采购申请单”进行初步审核,审核过程中应主要分析采购需求是否和实际需求相符,并以企业采购审核管理程序和日常经营活动的需要为依据。 第3章采购申请与审批 第6条 汇总采购需求1.采购部应及时汇总各部门的采购需求,并编制“采购需求汇总表”。2.“采购需求汇总表”编制完成后,应仔细核查是否存在缺漏。第7条 库存调查采购需求汇总完毕后,采购部应对现有库存进行核查,了解现有库存的实际情况。第8条 编制采购申请1.采购计划主管、采购专员应根据物资库存数量、安全存量等,计算出实际需求数量,并编制采购作业计划以及“采购申请表”。2.“采购申请表”应报采购总监、总经理审批。3.一般替代品物资采购申请由所需采购物资部门的经理审批,重要物资或关键物资的替代品采购申请由总经理审批。关注供应商管理和开发公众号交流学习更多供应商管理知识和经验若采购物资涉及相关技术方面的问题,应有相关技术人员参与审批工作。第9条 采购预算制定及审批1.采购申请通过审批后,采购部需要及时制定采购预算,并报采购总监、财务部、总经办审批。2.采购预算通过审批后,采购部应据此编制采购计划,并实施采购工作。 第4章 采购实施及过程事项审批 第10条 供应商开发1.采购预算通过审批后,采购部应及时寻找供应商。2.如果现有合作供应商中没有能供应此种物资的,应及时开发供应商。第11条 供应商选择及审批1.采购部需从已有供应商和新开发的供应商中选择合适的供货商。2.选择好供应商后,应及时报采购总监进行审批。第12条 采购替代品申请及审批1.如果所需物资已找到合适的供应商,则应及时安排采购工作,确保物资及时交付。2.如果所需物资因缺断货等其他原因暂时不能采购,就需要请购部门寻找合适的替代品。3.请购部门若同意使用替代品,则应向采购部重新提交采购申请。4.请购部门若坚持采购原物资,则应终止本次采购工作。
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2.检验质量,确认接收物资与订购物资一致,并检验其质量是否符合采购合同约定的质量要求,3.检验单证,即对供应商的供货清单与承运单位的货运清单进行检验。第10条 物资验收结果处理采购人员应根据验收结果对物资进行处理,具体处理办法如下表所示。物资验收结果处理说明表: 处理办法适用条件具体说明入库验收合格的物资对物资进行“合格”标识,并交送仓储部办理入库手续拒收验收结果不符合合同条款规定的物资1、 通知供应商在限期内收回物资2、 若合同约定准许换货,关注供应商管理和开发公众号交流学习更多供应商管理知识和经验则应在供应商交妥合格品后再发还补齐物资短损通知供应商在限期内补齐短损物资索赔物资出现损坏向供应商或运输单位索赔 第5章 采购结算管理 第11条 通知结算采购部确认物资已验收入库后,应通知财务部按照采购合同约定的方式进行付款。第12条 确认到账情况财务部完成付款后,采购人员应及时与供应商进行沟通,确认款项到账情况,执行采购合同。 第6章 合同执行变更 第13条 合同变更条件合同执行中出现下列情况之一的,采购人员应及时向上级领导报告,并按照国家法律法规、本企业有关规定及合同约定与供应商代表协商变更或解除合同。1.由于不可抗力致使合同不能执行的。2.对方在合同约定的期限内没有执行合同所规定的义务的。3.由于情况变更,致使本企业无法按约定执行合同或虽能执行但会导致重大损失的。4.其他合同约定的或法律规定的情形。第14条 合同变更处理程序采购合同需要变更时,采购部相关人员应会同法律顾问与合同双方协商解决。协商不成需进行仲裁或诉讼的,采购部相关人员协助法律顾问办理有关事宜。 第7章 合同执行纪律规范 第15条 合同法律约束采购合同签订后即生效,具有法律约束力。采购合同执行的相关人员必须按合同约定全面履行规定的义务,遵守诚实信用原则,根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助和保密等义务。第16条 执行记录管理在采购合同执行过程中,采购部应对合同的执行情况以台账形式做详细全面的书面记录,并保留相关能够证明合同执行情况的原始凭证。第17条 违纪行为采购合同执行与管理的相关人员不得有下列行为,否则将视情节轻重给予相应处分。1.泄露合同内容或私自更改合同内容。2.丢失合同。3.参与合同工作时发生的严重的不负责任、不合规定的其他行为等。第18条 合同执行违纪处理1.合同执行过程中,相关人员违反国家和本企业相关规定,造成经济损失或其他损失的,本企业将视其性质和情节轻重,给予责任人行政和经济处罚。2.违纪情节严重、触犯刑法的,应及时移交司法部门处理,本企业保留对责任人的追索权。